Signer et clôturer un dossier

VigiActe propose un cycle de vie complet pour vos dossiers, de la création à la clôture comptable, en passant par la signature.

Le cycle de vie d'un dossier

En cours → Signé (Attente clôture comptable) → Clôturé
                                                    ↓
                                                 Archivé

Signer un dossier

La signature d'un dossier marque la fin des vérifications et le passage à l'étape de clôture comptable.

Conditions requises

• Le dossier doit être au statut En cours
• Le dossier doit contenir des résultats de recherche

Comment signer

1. Ouvrez la fiche du dossier
2. Cliquez sur le bouton Signer le dossier
3. Confirmez l'action dans la fenêtre de confirmation
4. La date de signature est enregistrée automatiquement

Une fois signé, le dossier passe au statut Attente clôture comptable et les recherches automatiques sont interrompues.

Clôture comptable

La clôture comptable est l'étape finale du dossier. Elle peut être effectuée par les utilisateurs ayant le rôle approprié (Notaire Administrateur, Notaire, Comptable).

Comment clôturer

1. Depuis le dossier au statut "Attente clôture comptable"
2. Cliquez sur le bouton de clôture comptable
3. La date de clôture est enregistrée automatiquement
4. Le dossier passe au statut Clôturé

Important : un dossier clôturé ne peut plus être modifié ni changer de statut.

Dossiers gelés (En attente)

Les dossiers inactifs depuis plus de 6 mois passent automatiquement au statut En attente (gelé). Les recherches automatiques sont alors suspendues.

Réactiver un dossier gelé

1. Ouvrez le dossier au statut "En attente"
2. Cliquez sur Réactiver
3. Confirmez l'action

La réactivation relance les recherches automatiques pour une nouvelle période de 6 mois.

Bon à savoir : la réactivation d'un dossier gelé entraîne une nouvelle facturation, comme pour la création d'un nouveau dossier. L'historique des recherches précédentes est conservé.

Archiver un dossier

L'archivage permet de retirer un dossier de la vue principale tout en conservant ses données.

1. Depuis le dossier, changez le statut en Archivé
2. Le dossier disparaît de la liste principale
3. Il reste accessible via le filtre "Archivé" ou la recherche

Questions fréquentes

Puis-je annuler la signature d'un dossier ?

Non, la signature est une action définitive qui marque la fin des vérifications.

Qui peut clôturer un dossier ?

Les utilisateurs avec le rôle Notaire Administrateur, Notaire ou Comptable peuvent effectuer la clôture comptable.

Les données sont-elles conservées après la clôture ?

Oui, toutes les données (résultats de recherche, vérifications, rapports, fiches de vigilance, déclarations) sont conservées et restent consultables.

Puis-je clôturer directement un dossier gelé ?

Oui, un dossier au statut "En attente" peut être clôturé directement sans le réactiver au préalable.

Mis à jour le : 04/03/2026