Partager un dossier

VigiActe vous permet de partager vos dossiers avec d'autres membres de votre étude ou avec des confrères extérieurs.

Deux modes de partage sont disponibles.

Qui peut partager un dossier ?

• Les Notaires Administrateurs peuvent partager tous les dossiers de l'équipe
• Les Collaborateurs peuvent partager uniquement leurs propres dossiers

Le partage est disponible pour les dossiers aux statuts suivants : en cours, à signer, en attente de clôture comptable, clôturé ou en attente.

Partage interne (au sein de l'étude)

Le partage interne permet de donner accès à un dossier à un autre membre de votre équipe.

Comment partager en interne ?

1. Depuis la fiche du dossier, cliquez sur le bouton Partager
2. Sélectionnez l'onglet Utilisateurs de l'étude
3. La liste de vos collaborateurs s'affiche
4. Cliquez sur Donner accès à côté du collaborateur concerné

L'accès est accordé immédiatement et le collaborateur reçoit une notification dans l'application.

Retirer l'accès

Depuis le même écran, cliquez sur le bouton pour retirer l'accès au collaborateur. Le retrait est immédiat.

Partage externe (avec un confrère)

Le partage externe permet d'envoyer un lien de consultation à un confrère qui ne fait pas partie de votre équipe.

Comment partager en externe ?

1. Depuis la fiche du dossier, cliquez sur le bouton Partager
2. Sélectionnez l'onglet Externe
3. Saisissez l'adresse e-mail du destinataire
4. Cliquez sur Envoyer

Le destinataire reçoit un e-mail contenant un lien de consultation sécurisé. Ce lien lui permet de consulter le dossier sans avoir besoin de compte VigiActe.

Important : seules les adresses e-mail en @notaires.fr, @notariel.com, @fichorga.fr, @foxnot.com **ou **@vigiacte.com sont acceptées pour le partage externe.

Ce que voit le destinataire

Le destinataire peut :

• Consulter la liste des entités du dossier et leurs statuts
• Visualiser les résultats de recherche de chaque entité
• Télécharger les rapports PDF (par entité ou pour l'ensemble du dossier)

Durée de validité

Le lien de partage externe est valable 30 jours. Passé ce délai, le destinataire ne pourra plus accéder au dossier.

Gérer les invitations externes

Depuis l'onglet Externe de la fenêtre de partage, vous pouvez consulter :

• La liste des invitations envoyées
• L'e-mail du destinataire
• La date d'envoi et la date d'expiration
• La dernière date d'accès
• Le statut de l'invitation

Vous pouvez annuler une invitation à tout moment.

Questions fréquentes

Le partage donne-t-il un accès en modification ?

Non, le partage (interne comme externe) donne un accès en consultation uniquement. Seul le propriétaire du dossier et les utilisateurs avec les permissions appropriées peuvent modifier les données.

Puis-je partager un dossier avec plusieurs personnes ?

Oui, vous pouvez partager un dossier avec autant de collaborateurs internes et de contacts externes que nécessaire.

Le destinataire externe a-t-il besoin d'un compte ?

Non, le lien de partage externe permet un accès direct sans authentification. Le lien est sécurisé par un jeton unique.

Comment savoir si mon lien a été consulté ?

Dans la liste des invitations externes, la colonne Dernier accès indique la date de dernière consultation par le destinataire.

Puis-je renouveler un lien expiré ?

Oui, il suffit d'envoyer une nouvelle invitation au même destinataire.

Mis à jour le : 04/03/2026