Inviter des collaborateurs à rejoindre votre équipe
Inviter des collaborateurs à rejoindre votre équipe
VigiActe vous permet de travailler en équipe au sein de votre étude. Vous pouvez inviter d'autres collaborateurs à rejoindre votre espace de travail et leur attribuer un rôle adapté à leurs fonctions.
Qui peut inviter des collaborateurs ?
Seuls les utilisateurs disposant du rôle Notaire Administrateur peuvent inviter de nouveaux membres, gérer les rôles et retirer des collaborateurs.
Les rôles disponibles
Lors de l'invitation, vous choisissez le rôle du collaborateur :
Rôle | Description |
|---|---|
Notaire Administrateur | Accès complet : gestion des dossiers, de l'équipe, des invitations et de la facturation |
Notaire | Gestion complète des dossiers et accès à la facturation, sans gestion de l'équipe |
Collaborateur | Création et gestion de ses propres dossiers, sans accès à la gestion d'équipe ni à la facturation |
Comptable | Consultation et gestion des dossiers, accès à la facturation, sans gestion d'équipe |
Comment inviter un collaborateur ?
- Rendez-vous dans Mon compte VigiActe (accessible depuis le menu de votre profil)
- Dans la section Collaborateurs, saisissez l'adresse e-mail du collaborateur à inviter
- Sélectionnez le rôle à lui attribuer
- Cliquez sur Envoyer
Le collaborateur recevra un e-mail d'invitation contenant un lien sécurisé pour rejoindre votre équipe.
Important : seules les adresses e-mail en @notaires.fr, @fichorga.fr ou @foxnot.com sont acceptées.
Comment le collaborateur accepte-t-il l'invitation ?
- Le collaborateur reçoit un e-mail l'informant de votre invitation
- Il clique sur le bouton d'acceptation dans l'e-mail
- S'il possède déjà un compte VigiActe, il est directement ajouté à votre équipe
- S'il n'a pas encore de compte, il devra d'abord en créer un avec la même adresse e-mail, puis cliquer à nouveau sur le lien d'invitation
Une fois l'invitation acceptée, le collaborateur accède immédiatement à l'espace de travail de votre étude.
Gérer les invitations en attente
Les invitations en attente d'acceptation sont visibles dans la section Collaborateurs de votre compte. Vous pouvez annuler une invitation à tout moment tant qu'elle n'a pas été acceptée.
Modifier le rôle d'un collaborateur
Depuis la liste des membres de votre équipe :
- Cliquez sur le rôle actuel du collaborateur
- Sélectionnez le nouveau rôle souhaité
- Confirmez la modification
Retirer un collaborateur
Vous pouvez retirer un collaborateur de votre équipe à tout moment :
- Cliquez sur le bouton de suppression à côté du collaborateur
- Confirmez le retrait
Bon à savoir : lorsqu'un collaborateur est retiré de l'équipe, ses dossiers sont automatiquement réattribués au propriétaire de l'équipe afin qu'aucune donnée ne soit perdue.
Quitter une équipe
Un collaborateur peut également choisir de quitter une équipe de sa propre initiative depuis la page Mon compte VigiActe. Le propriétaire de l'équipe ne peut pas quitter sa propre équipe.
Questions fréquentes
Mon collaborateur n'a pas reçu l'e-mail d'invitation ?
Vérifiez que l'adresse saisie est correcte et demandez-lui de consulter ses spams. Vous pouvez annuler l'invitation et en envoyer une nouvelle.
Puis-je inviter quelqu'un avec une adresse Gmail ou autre ?
Non, seules les adresses professionnelles notariales (@notaires.fr, @fichorga.fr, @foxnot.com) sont acceptées.
Puis-je inviter la même personne deux fois ?
Non, si une invitation est déjà en attente pour cette adresse e-mail, vous devez d'abord l'annuler avant d'en envoyer une nouvelle.
Que se passe-t-il quand je retire un collaborateur ?
Ses dossiers sont réattribués au propriétaire de l'équipe. Si le collaborateur ne fait plus partie d'aucune équipe, son compte est automatiquement supprimé.
Mis à jour le : 03/03/2026
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