Historique et audit

VigiActe enregistre un historique complet des actions effectuées sur vos dossiers afin de garantir la traçabilité de vos démarches de conformité.

Onglet Audit

Depuis la fiche d'un dossier, un onglet Audit vous donne accès à l'historique des actions :

Actions tracées

• Création du dossier : date et auteur
• Recherches effectuées : chaque interrogation des bases de données avec la date
• Téléchargements de rapports PDF : qui a téléchargé quel rapport et quand
• Changements de statut : passage d'un statut à un autre (en cours, signé, clôturé, etc.)
• Vérifications manuelles : validation ou invalidation de résultats
• Envoi de déclarations : invitations DOF et DBE envoyées
• Signatures : déclarations signées par les clients

Informations affichées

Pour chaque entrée de l'historique :

• Date et heure de l'action
• Type d'action effectuée
• Utilisateur ayant réalisé l'action
• Détails complémentaires selon le type d'action

Traçabilité des téléchargements

Chaque téléchargement de rapport PDF est enregistré avec :

• Le nom de l'utilisateur
• La date et l'heure du téléchargement
• Le type de rapport (entité individuelle ou dossier complet)

Cette traçabilité vous permet de justifier auprès des autorités de contrôle que les vérifications ont bien été effectuées et consultées.

Traçabilité des déclarations

L'historique des déclarations DOF et DBE est également conservé :

• Date d'envoi de l'invitation
• Date d'ouverture par le client
• Date de complétion du questionnaire
• Date de signature
• Statut de chaque étape

Questions fréquentes

L'historique est-il modifiable ?

Non, l'historique d'audit est en lecture seule et ne peut pas être modifié ou supprimé.

L'historique est-il conservé après la clôture du dossier ?

Oui, l'historique est conservé indéfiniment, même après la clôture ou l'archivage du dossier.

Puis-je exporter l'historique ?

L'historique est consultable directement dans l'application. Les rapports PDF téléchargés constituent votre preuve de diligence.

Mis à jour le : 04/03/2026