Gestion des dossiers

Un dossier dans VigiActe représente une opération notariale pour laquelle vous effectuez vos vérifications de conformité. Chaque dossier contient des entités (personnes physiques, personnes morales, biens immobiliers) et leurs résultats de recherche.

Créer un dossier

1. Cliquez sur Nouveau dossier depuis la page d'accueil ou la liste des dossiers
2. Saisissez le nom du dossier (ex : "Vente Dupont / Martin")
3. Vous pouvez renseigner dès la création les données de vigilance du dossier : références internes, éléments financiers et caractéristiques de l'opération
4. Validez la création

Le dossier est créé et rattaché à votre équipe (étude).

Ajouter des entités à un dossier

Depuis la page de Recherche, vous pouvez ajouter trois types d'entités :

Personne physique

• Prénom, nom
• Date de naissance
• Nationalité
• Département de résidence

Personne morale

• Dénomination sociale
• Numéro SIREN
• Forme juridique
• Lieu du siège social

Bien immobilier

• Adresse complète
• Code postal, commune
• Références cadastrales (préfixe, section, numéro)

Chaque entité ajoutée déclenche automatiquement des recherches dans les bases de données de conformité. Les résultats sont ensuite consultables depuis la fiche du dossier.

Consulter un dossier

La fiche d'un dossier est organisée en trois onglets :

Entités

Liste de toutes les entités du dossier avec pour chacune :

• Le type d'entité (personne physique, morale, bien immobilier)
• Le statut des résultats de recherche (mention trouvée, à vérifier, rien à signaler)
• Un accès direct aux résultats détaillés

Fiches Vigilance

Les fiches de vigilance réglementaires pour chaque entité (voir l'article dédié).

Déclarations

Les déclarations d'origine des fonds (DOF) et de bénéficiaires effectifs (DBE).

Statuts d'un dossier

Un dossier passe par plusieurs statuts au cours de son cycle de vie :

Rechercher un dossier

Utilisez la barre de recherche pour retrouver rapidement un dossier par :

• Nom du dossier
• Nom d'une entité
• Numéro SIREN

Filtrer les dossiers

Depuis la liste des dossiers, vous pouvez filtrer par :

• Statut : en cours, à signer, clôturé, etc.
• Type de résultat : dossiers avec mentions, avertissements ou sans signalement
• Ordre : tri par date de création

Relancer une recherche

Si vous souhaitez actualiser les résultats pour une entité, vous pouvez relancer la recherche depuis la fiche de l'entité. Les nouvelles recherches viennent compléter l'historique existant.

Télécharger le rapport PDF

Depuis un dossier, vous pouvez télécharger :

• Le rapport d'une entité : résultats de recherche détaillés au format PDF
• Le rapport complet du dossier : tous les résultats de recherche regroupés en un seul PDF

Réactiver un dossier gelé

Les dossiers inactifs depuis plus de 6 mois passent automatiquement au statut En attente. Pour reprendre le travail dessus, cliquez sur Réactiver depuis la fiche du dossier.

Supprimer un dossier

La suppression d'un dossier est définitive. Seuls les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent supprimer un dossier. Les données supprimées ne sont pas récupérables.

Questions fréquentes

Qui peut voir mes dossiers ?

Cela dépend de votre rôle. Les administrateurs et comptables voient tous les dossiers de l'équipe. Les collaborateurs ne voient que leurs propres dossiers et ceux qui ont été partagés avec eux.

Puis-je ajouter des entités après la création du dossier ?

Oui, vous pouvez ajouter de nouvelles entités à tout moment depuis la page de recherche en les rattachant au dossier existant.

Que signifient les indicateurs de résultat ?

• Mention trouvée (rouge) : une correspondance a été identifiée dans les bases de données
• À vérifier (orange) : un résultat nécessite votre vérification manuelle
• Rien à signaler (vert) : aucune correspondance trouvée

Mis à jour le : 04/03/2026