Fiches de Vigilance

Les fiches de vigilance constituent le coeur de votre obligation de conformité LCB-FT (Lutte contre le Blanchiment de Capitaux et le Financement du Terrorisme). VigiActe vous permet de remplir, générer et télécharger ces fiches pour chaque entité de vos dossiers.

Accéder aux fiches de vigilance

Depuis la fiche d'un dossier, rendez-vous dans l'onglet Fiches Vigilance. Vous y trouverez :

• À gauche : les données projet communes à toutes les entités
• À droite : les fiches individuelles de chaque entité (personnes physiques et morales)

Les données projet

Les données projet regroupent les informations partagées entre toutes les entités du dossier :

Procédure interne

• Numéro de dossier
• Référence du notaire
• Référence du collaborateur

Éléments financiers

• Provenance des fonds et niveau de risque
• Destination des fonds et niveau de risque
• Déclaration d'origine des fonds obtenue
• Cohérence de la destination des fonds

Caractéristiques de l'opération

• Adéquation du prix
• Contrat inhabituel
• Élément inhabituel dans la transaction
• Opération complexe
• Opération favorisant l'anonymat

Important : si certains indicateurs de risque sont activés, VigiActe vous alerte automatiquement lorsqu'un questionnaire de second niveau est nécessaire.

Les fiches par entité

Chaque entité dispose de sa propre fiche de vigilance avec des questions adaptées à son type.

Pour les personnes physiques

• Présence d'une pièce d'identité valide (CNI, passeport)
• Autres documents justificatifs
• Clause de substitution
• Conformité RBE (Registre des Bénéficiaires Effectifs)
• Statut PPE (Personne Politiquement Exposée)
• Fonctions dans une entreprise publique
• Proche d'une PPE (RCA)
• Gel des avoirs

Pour les personnes morales

• K-Bis présent
• Statuts à jour
• Mandats sociaux
• Siège social dans un État à risque
• Identité des dirigeants obtenue
• Pouvoirs des représentants obtenus
• Entité de type trust ou fiducie
• Les mêmes questions communes (substitution, RBE, PPE, gel des avoirs)

Détection automatique

VigiActe détecte automatiquement certaines informations à partir des résultats de recherche de vos dossiers :

• PPE : si une personne est identifiée comme Personne Politiquement Exposée
• RCA : si une personne est proche d'une PPE
• Gel des avoirs : si une mention est trouvée dans les bases de données

Ces détections sont pré-remplies dans la fiche et signalées par des badges visuels pour que vous puissiez les vérifier.

Chronologie des interrogations

Chaque fiche intègre un tableau de chronologie des interrogations des bases de données, permettant de tracer l'historique des recherches effectuées.

Enregistrer et générer le PDF

1. Remplissez les fiches de vigilance pour chaque entité
2. Cliquez sur Enregistrer les modifications
3. Le PDF est généré automatiquement en arrière-plan
4. Une notification vous informe lorsque le PDF est prêt

Télécharger les fiches

Vous pouvez télécharger :

• La fiche individuelle de chaque entité au format PDF
• Le PDF complet regroupant toutes les fiches du dossier en un seul document

Attention : si vous avez modifié des données sans les enregistrer, un avertissement s'affiche pour vous inviter à sauvegarder avant de télécharger, afin d'éviter de télécharger un PDF obsolète.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le questionnaire de second niveau ?

Lorsque certains indicateurs de risque sont activés dans les caractéristiques de l'opération (opération complexe, anonymat favorisé, etc.), un questionnaire complémentaire peut être requis pour approfondir l'analyse.

Les fiches sont-elles pré-remplies ?

Oui, partiellement. Les informations issues des recherches (PPE, gel des avoirs) sont automatiquement détectées et pré-remplies. Vous devez vérifier et compléter les autres champs.

Puis-je modifier une fiche après avoir généré le PDF ?

Oui, vous pouvez modifier les réponses à tout moment. Pensez à régénérer le PDF après vos modifications.

Le PDF est-il au format officiel ?

Oui, le PDF généré reprend le format de la fiche de vigilance standardisée avec les champs réglementaires attendus.

Mis à jour le : 03/03/2026