Question 1

Fiches de Vigilance

Accepted Answer

Fiches de Vigilance

Les fiches de vigilance constituent le coeur de votre obligation de conformité LCB-FT (Lutte contre le Blanchiment de Capitaux et le Financement du Terrorisme). VigiActe vous permet de remplir, générer et télécharger ces fiches pour chaque entité de vos dossiers.

Accéder aux fiches de vigilance

Depuis la fiche d'un dossier, rendez-vous dans l'onglet Fiches Vigilance. Vous y trouverez :

À gauche : les données projet communes à toutes les entités
À droite : les fiches individuelles de chaque entité (personnes physiques et morales)

Les données projet

Les données projet regroupent les informations partagées entre toutes les entités du dossier :

Procédure interne

Numéro de dossier
Référence du notaire
Référence du collaborateur

Éléments financiers

Provenance des fonds et niveau de risque
Destination des fonds et niveau de risque
Déclaration d'origine des fonds obtenue
Cohérence de la destination des fonds

Caractéristiques de l'opération

Adéquation du prix
Contrat inhabituel
Élément inhabituel dans la transaction
Opération complexe
Opération favorisant l'anonymat

Important : si certains indicateurs de risque sont activés, VigiActe vous alerte automatiquement lorsqu'un questionnaire de second niveau est nécessaire.

Les fiches par entité

Chaque entité dispose de sa propre fiche de vigilance avec des questions adaptées à son type.

Pour les personnes physiques

Présence d'une p

Question 2

Déclaration d'Origine des Fonds (DoF)

Accepted Answer

Déclaration d'Origine des Fonds

La fonctionnalité de Déclaration d'Origine des Fonds (DOF) vous permet d'envoyer un questionnaire dématérialisé à vos clients afin de recueillir les informations sur la provenance des fonds dans le cadre de vos obligations de vigilance (articles L.561-1 et suivants du Code Monétaire et Financier).

Comment ça fonctionne ?

1. Envoyer un questionnaire

Depuis la fiche d'un dossier, rendez-vous dans l'onglet Déclarations. Vous y trouverez la liste des entités (personnes physiques et morales) associées au dossier.

Pour chaque entité, vous pouvez :

Saisir l'adresse e-mail du client
Cliquer sur Envoyer pour lui transmettre le questionnaire par e-mail

Le client reçoit un e-mail contenant un lien sécurisé vers le questionnaire. Aucun compte n'est nécessaire pour le client : il accède directement au formulaire via ce lien.

Bon à savoir : le lien d'invitation est valable 7 jours. Passé ce délai, vous pourrez renvoyer une nouvelle invitation.

2. Ce que remplit le client

Le questionnaire guide le client à travers plusieurs sections :

Montant de l'opération : montant en euros
Objet de l'opération : achat, vente, donation, succession, constitution de SCI, apport, autre
Provenance des fonds : épargne personnelle, gain à des jeux, vente d'un bien, donation, prêt, dividendes, autre
Détails complémentaires selon la provenance sélectionnée (coordonnées bancaires, identité du donateur, informat

Question 3

Déclaration des Bénéficiaires Effectifs (DBE)

Accepted Answer

Déclaration des Bénéficiaires Effectifs

La fonctionnalité de Déclaration des Bénéficiaires Effectifs (DBE) vous permet de recueillir auprès des représentants de personnes morales les informations relatives aux bénéficiaires effectifs, conformément aux articles R.561-1 à R.561-3-0 du Code Monétaire et Financier.

Comment ça fonctionne ?

1. Envoyer une demande de déclaration

Depuis la fiche d'un dossier, rendez-vous dans l'onglet Déclarations. La liste des entités morales (sociétés, associations, etc.) associées au dossier s'affiche.

Pour chaque entité morale, vous pouvez :

Saisir l'adresse e-mail du représentant légal ou du contact habilité
Cliquer sur Envoyer pour lui transmettre la demande de déclaration

Le représentant reçoit un e-mail avec un lien sécurisé. Aucune création de compte n'est nécessaire.

Bon à savoir : le lien est valable 7 jours.

2. Ce que remplit le représentant

Le questionnaire s'adapte selon la situation du déclarant :

Première question : "Êtes-vous bénéficiaire effectif de cette entité ?"

Si Oui : le formulaire recueille les informations du déclarant (prénoms, nom, date de naissance, adresse de résidence), ses fonctions au sein de l'entité (administrateur, gérant, président, etc.), les critères de qualification (détention de plus de 25% du capital, des droits de vote, ou autre forme de contrôle), et les pourcentages détenus. Si le déclarant n'est pas le seul bénéficiaire effectif, il peut rens

Question 4

Intégration Septeo / iNot

Accepted Answer

Intégration Septeo / iNot

Si votre étude utilise le logiciel iNot (Septeo) ou Kivia, vous pouvez connecter VigiActe pour importer directement vos dossiers et entités sans ressaisie manuelle.

Prérequis

Votre étude doit utiliser iNot ou Kivia de Septeo
Le LRA de l'étude doit être configuré sur "iNot/Kivia de Septeo" dans les paramètres
Seul le propriétaire de l'étude peut activer ou désactiver l'intégration

Activer l'intégration

Rendez-vous dans Mon compte VigiActe > section Septeo
Cliquez sur Activer l'intégration
Suivez le processus d'autorisation en deux étapes avec iNot
Une fois l'autorisation accordée par Septeo, l'intégration est activée par nos soins.

La date d'activation et le statut de l'intégration sont affichés dans les paramètres.

Importer des dossiers depuis iNot

Une fois l'intégration activée, vous pouvez importer des sous-dossiers iNot comme projets VigiActe.

Comment importer

Accédez à la fonctionnalité d'import Septeo
Recherchez un sous-dossier par son nom
Filtrez par année ou par mois si nécessaire
Sélectionnez le sous-dossier à importer
Cliquez sur Importer

Ce qui est importé

L'import récupère automatiquement depuis iNot :

Le nom du dossier (sous-dossier)
Les personnes physiques (comparants) avec leurs informations d'identité
Les personnes morales associées au dossier

Les entités importées sont automatiquement soumises aux vérifications de confo

Question 5

Historique et audit

Accepted Answer

Historique et audit

VigiActe enregistre un historique complet des actions effectuées sur vos dossiers afin de garantir la traçabilité de vos démarches de conformité.

Onglet Audit

Depuis la fiche d'un dossier, un onglet Audit vous donne accès à l'historique des actions :

Actions tracées

Création du dossier : date et auteur
Recherches effectuées : chaque interrogation des bases de données avec la date
Téléchargements de rapports PDF : qui a téléchargé quel rapport et quand
Changements de statut : passage d'un statut à un autre (en cours, signé, clôturé, etc.)
Vérifications manuelles : validation ou invalidation de résultats
Envoi de déclarations : invitations DOF et DBE envoyées
Signatures : déclarations signées par les clients

Informations affichées

Pour chaque entrée de l'historique :

Date et heure de l'action
Type d'action effectuée
Utilisateur ayant réalisé l'action
Détails complémentaires selon le type d'action

Traçabilité des téléchargements

Chaque téléchargement de rapport PDF est enregistré avec :

Le nom de l'utilisateur
La date et l'heure du téléchargement
Le type de rapport (entité individuelle ou dossier complet)

Cette traçabilité vous permet de justifier auprès des autorités de contrôle que les vérifications ont bien été effectuées et consultées.

Traçabilité des déclarations

L'historique des déclarations DOF et DBE est également conservé :

Date d'envoi de

Question 6

Statistiques et facturation

Accepted Answer

Statistiques et facturation

VigiActe met à votre disposition un tableau de bord de statistiques et un accès à votre historique de facturation.

Accéder aux statistiques

Depuis le menu principal, rendez-vous dans la section Statistiques. Cette page est accessible aux utilisateurs disposant de la permission de consultation de la facturation (Notaire Administrateur, Notaire, Comptable).

Statistiques d'utilisation

Le tableau de bord affiche les statistiques d'utilisation de votre étude :

Nombre de dossiers créés
Répartition par période (mensuel, quotidien)
Évolution de l'activité dans le temps

Modèle de facturation

La facturation VigiActe repose sur un modèle simple et transparent :

Tarif fixe de 25 euros HT par dossier
Ce tarif inclut :
- Toutes les consultations de bases de données
- Tous les rapports PDF générés
- Toutes les personnes recherchées dans le dossier
- L'actualisation automatique pendant 6 mois
- Les fiches de vigilance
- Les déclarations (DOF, DBE)

Bon à savoir : la réactivation d'un dossier gelé (statut "En attente") entraîne une nouvelle facturation, le dossier étant traité comme un nouveau dossier.

Historique des factures

La section facturation vous permet de :

Consulter la liste de vos factures avec leur date et montant
Vérifier le statut de paiement de chaque facture
Télécharger chaque facture au format PDF

Questions fréquentes

**Qui peut consulter les statistique

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